ในปัจจุบันนี้การทำธุรกิจค้าขายจำเป็นต้องใช้เงินเป็นจำนวนมากในการซื้อขายสินค้าและบริการ ในบางครั้งผู้ซื้อไม่สามารถนำเงินมาชำระสินค้าได้ในทันที เนื่องจากปัจจัยหลายๆอย่าง เช่น หมุนเงินในการลงทุนไม่ทัน หรือยังไม่มีรายได้ หรือต้องการสินค้าก่อนจึงจะชำระเงิน ด้วยเหตุนี้จึงเกิดการติดหนี้เกิดขึ้น เพื่อให้ผู้ซื้อ สามารถนำสินค้าหรือบริการไปใช้ก่อนแล้วนำเงินมาชำระในภายหลังได้ ดังนั้นผู้ซื้อกับผู้ขายจึงมาทำสัญญาใบแจ้งหนี้กัน ซึ่งใบรายการจะแสดงรายละเอียดการติดหนี้ของผู้ซื้อเพื่อให้ผู้ซื้อได้ทราบว่าตนเองติดหนี้อะไรบ้าง เราเรียกใบรายการนั้นว่าใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้ คือ บิลหรือข้อมูลการซื้อขายที่ออกเป็นเอกสารโดยผู้ขายกับผู้ซื้อ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมการขายสินค้าและบริการ ใบแจ้งหนี้จะมีการระบุเงื่อนไขการชำระหนี้เพื่อให้ลูกหนี้นำเงินมาชำระภายในเงื่อนไขที่กำหนด เงื่อนไขเหล่านั้นอาจจะเป็นการให้ส่วนลดสินค้าเมื่อผู้ซื้อนำเงินมาชำระภายในวันที่กำหนด

ในอุตสาหกรรมการให้เช่าใบแจ้งหนี้ต้องมีการอ้างอิงระยะเวลาโดยเฉพาะตั้งแต่ถูกเรียกเก็บเงิน ดังนั้น นอกจากปริมาณ ราคา และส่วนลด ยอดเงินการชำระหนี้ยังขึ้นอยู่กับระยะเวลา โดยทั่วไปแล้วใบแจ้งหนี้จะแสดงรายละเอียดการเช่าจากเวลาจริงๆ คือแสดงชั่วโมง วัน เวลา สัปดาห์ เดือน หรือวันที่ออกบิล ซึ่งใบแจ้งหนี้นี้ จะถูกนำมาจัดแยกประเภทหมวดหมู่ในบัญชีโดยนักบัญชีเพื่อนำข้อมูลเหล่านี้ไปวิเคราะห์แนวทางในการดำเนินธุรกิจต่อไปอีกด้วย ดังนั้น ใบแจ้งนี้จึงเป็นเอกสารที่ทำขึ้นระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย ทำให้ผู้ซื้อสามารถมาซื้อสินค้าและบริการจากผู้ขาย เพื่อให้สามารถนำสินค้าและบริการเหล่านี้ไปหาเป็นรายได้ก่อนแล้วจึงค่อยนำเงินมาชำระค่าสินค้าและบริการภายหลัง โดยมีเงื่อนไขกำหนดเพื่อให้ผู้ซื้อนำเงินมาชำระหนี้ภายในเงื่อนไขที่กำหนด ซึ่งในปัจจุบันนั้น ใบแจ้งนี้ก็สามารถกระทำได้โดยโปรแกรมบัญชีเช่นกัน เพื่อลดข้อผิดพลาดในการทำงานลง